Sichere Online-Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant

Die Wege, die Kommunikation mit der Rechtsanwältin seines Vertrauens über moderne Web-Techniken durchzuführen, ist mittlerweile aus der modernen Rechtsberatung kaum wegzudenken.

In der Nutzung oder der Angabe der E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme durch den Mandanten ist eine konkludente Einwilligung in die Nutzung dieses Kommunikationswegs durch den Mandanten zu sehen, zumindest dann, wenn Ihre Anwältin eine Transportverschlüsselung anbietet.

Eine Aufklärung über die bestehenden Sicherheitsrisiken der E-Mail-Kommunikation ist angesichts der weiten Verbreitung der E-Mail nur dann erforderlich, wenn Ihre Anwältin konkrete Anhaltspunkte dafür hat, dass der Mandant im konkreten diese nicht einzuschätzen vermag.

Sollte der Mandant mit einer E-Mail-Kommunikation nicht einverstanden sein, kann dieser mit der Anwältin auf anderen Kanälen kommunizieren. Dies kann über eine eigenständige verschlüsselte und versiegelte Cloud-Lösung erfolgen. Bitte teilen Sie Ihren Wunsch vor Mandatsaufnahme Ihrer Anwältin mit.

Da die Online-Kommunikation per E-Mail aufgrund der grundsätzlichen Möglichkeit der Kenntnisnahme und Manipulation durch Dritte nicht sicher sein kann, sollten keine vertraulichen und wichtigen Daten bzw. Dokumente unverschlüsselt per E-Mail versendet werden. Wie Sie Dokumente verschlüsselt per E-Mails versenden können, erfahren Sie weiter unten.

Die Anwaltskanzlei Pelit-Saran nutzt mindestens eine Transportverschlüsselung, bei Bedarf zusätzlich inkl. verschlüsselter Datei. Alternativ zur E-Mail-Kommunikation bietet Ihnen Ihre Rechtsanwältin auf Wunsch einen sicheren Datenaustausch über eine Versiegelungs-Technologie an. Zu den technischen Maßnahmen gehören eine spezielle Schlüsselverteilung, ein Data-Clean-Up im Fall eines Zugriffversuchs und eine Dekorrelation der Datenströme, die in die versiegelte Cloud hinein- und herausfließen. Damit schließt diese Versiegelungs-Technologie eine äußerst sensible Sicherheitslücke typischer Cloud Umgebungen: die Zugriffsmöglichkeiten von Insidern. Technische Maßnahmen verhindern, dass Mitarbeiter oder jemand, der sich im Rechenzentrum aufhält, an die Daten herankommt, die auf den Servern verarbeitet werden.

Dieses Verfahren kann von der Anwaltskanzlei in Friedrichsdorf genutzt, um Ihnen als Mandat Dokumente zur Verfügung zu stellen oder Nachrichten zu senden. Sie werden per E-Mail informiert, wenn Dokumente oder Nachrichten eingetroffen sind. Bitte teilen Sie Ihren Wunsch vor Mandatsaufnahme Ihrer Anwältin mit.

Fallweise kann es vorkommen, dass man eine vertrauliche Nachricht an einen Kommunikationspartner senden möchte, dieser aber von verschlüsselten E-Mails keinen Kenntnisstand besitzen oder der Aufwand hierfür nicht lohnenswert erscheint.

Will man jemanden schnell eine vertrauliche E-Mail schicken, eignet sich ein verbreitetes Textverarbeitungsprogramm wie z. B. Word hierfür gut. Aber auch mit LibreOffice oder OpenOffice können Word- oder PDF-Dateien mit Kennwortschutz erstellt werden.

Einfach einen neuen Text in einem Textverarbeitungsprogramm Ihrer Wahl schreiben und am besten auf dem Desktop im gewünschten Format abspeichern. 

• Wenn Sie die Datei als Word-Dokument speichern wollen, bitte darauf achten, diese im neuen docx-Format zu speichern. Bei Speichern unter Allgemeine Optionen  „Passwort zum Öffnen“ wählen. Das Passwort eintragen und wiederholen.

• Dokumente, die nicht mehr bearbeitet werden sollen, können Sie als PDF-Datei abspeichern und mit einem Passwort versehen. Schreiben Sie den Inhalt der Mail als Office Dokument und wählen Sie den Menüpunkt Datei – Exportieren als PDF. In den PDF-Einstellungen können Sie auf dem Reiter Sicherheit ein Passwort für das Öffnen der PDF-Datei festlegen. Die PDF-Datei wird verschlüsselt gespeichert und kann nur mit diesem Passwort geöffnet werden. 

Die Qualität des Passwortes bestimmt den Grad der Sicherheit: am besten eine Kombination aus Sonderzeichen und Buchstaben, Groß und Klein bzw. Zahlen wählen. Das gewählte Passwort sollte nicht zu kurz sein.

Sie können den Inhalt der E-Mail in eine verschlüsselte Word- oder PDF-Datei schreiben und diese als E-Mail-Anhang versenden.  

Der Kommunikationspartner benötigt jetzt das Passwort. Das kann man über einen verschlüsselten Messenger oder per Briefpost übersenden, telefonisch mitteilen oder bei einem persönlichen Treffen mit ihm vereinbaren. Alternativ schreiben Sie im Text der E-Mail eine Andeutung, die nur der Empfänger interpretieren kann.